ESAS YETKİNLİK ESAS İŞ

Esas yetkinlik (Core competency) bir şirketi rakiplerinden uzun vadede ayrıştıracak olan yekkinlikler bütünüdür;  yani uzmanlaştığı ürün veya hizmette taklit edilemeyecek kdar iyi olma durumudur. Örneğin Intel'in  PC'ler için mikroçip üretmesi gibi veya Microsoft'un yazılım alanındaki öncü başarıları gibi.....

Şirketkerin esas yetkinlikleri her ne kadar ağırlıklı olarak  çalışanlarının teknik yetkinliklerinin bir çıktısı olarak belirlense de aslında tüm departmanlarının kümülatif bir birikimidir.Burada her  birimin mutlaka bir katkısı vardır ancak,  bilgi  üreten şirketlerde bu departmanlar arası ilişkiler daha etkin gerçekleşmektedir ve dolayısıyla İK'nın rolü daha etkin olmaktadır.

Aşağıdaki İngilizce paragraf  Microsoft'un 2010 yılındaki CEO Summit'inden  Steve Ballmer'ın konuşmasından bir paragraf:

At the end of the day, there's almost no short-term metric that people take a look at that's really very valuable to ask you how healthy is a technology company. What are you trying to do? How are you trying to shape the world? What really matters? I sit and reflect on kind of where we are, and what we try to do. To me, it's a lot about talking to employees. Employees are probably at least, I think, in all of our cases, they're the No. 1 constituency that really cares how the company is doing, even more than customers, and even more than shareholders

Bu paragrafta önemli olanlardan ilki bir CEO'nun çalışanlarına olan inancı ikincisi ise HOW the company is doing vurgusu bu ’NASIL’’  sorusunu daha önceki yazılarda hatırlarsanız bahsetmiştim

.

Bu manada bilişim sektöründe lider olan şirketleri belki de incelersek her birimin esas işe olan katkı payının diğer sektörlere oranla daha fazla olduğunu gözlemleyebiliriz. Belki de kocaman bir köye dönüşen dünyamızın da bilgi çağına geçmiş olmasının bunda büyük payı var.

Peki nedir bu esas iş (core business)? Esas iş dediğimiz bir kurumun toplumdaki ana rolüdür. Diyelim ki, özel bir hastane açıyorsunuz ana rolünüz hastaların en iyi şekilde tedavi edilmeleridir diyelimki özel okul açıyorsunuz ana işiniz öğrencilerinize en iyi şekilde eğitim öğretim vermektir.

Bu topluma karşı ana rolü oynayan kurumun içerisinde de birimlerin rolleri vardır. Hastane örneğinde başrolleri doktorlar ve diğer sağlık çalışanları alırken, okul örneğinde akademik çalışanlar alacaktır. Peki bu durumda diğer departmanların özellikle İK'nın rolü nedir? Hastanede göreve başlayacak olan iletişimi çok kötü ama mesleğinde zirve bir tıp doktoruna İK çeşitli analizler uygulayıp “Efenim teknik yetkinlikleriniz herkesçe malum zirvede, ama geliştirmeniz gereken yönleriniz şunlar şunlar...” diyebilmekte midir? veya diyelim ki, diyebiliyor bu geliştirmesi gereken yetkinliklere dair başhekimce bir performans hedefi kendisine verilmekte midir, eğitime gönderilmekte midir? sorularını burada sormak gerekiyor.Burada çoğu zaman cevap hayır olacaktır zira burada çalışaan esas işi olağanüstü yaparken o alana odaklanmış belki de diğer yetkinliklerini beklenen kadar geliştirmemişdir. Eğer yukarıda sıraladığımız soruların cevapları İK çalışanları açısından tatminkar değil ise o kurumlarda çalışan İK çalışanlarının yetkinlik haritalandırılmasındaki bazı yetkinlikleri (bu örnekte iletişim mesela) kurum envanter ortalamalarının çok üstüne çıkmalıdır hatta sınırları zorlamalıdır. Bu durumda İK çalışan İK'ya özgü işler yerine personel dairesine dönüşecektir çünkü sadece “esas işe destek olan birim” rolünü oynamaktadır.

Microsoft örneğinde İK en iyi çalışan adayını belki her zaman bizzat kendisi bulmasa bile, mülakatını yapan ve doğru kişiyi seçen olmalıdır zira sektörün öncü kuruluşu olarak bunu yapmaz ise yok olur. Piyasa onun için daha meydan okuyucudur, çünkü çoğu zaman kendisini aşmak zorundadır.  Yani İK müdürünün masasına “daaan” diye bir özgeçmiş konup “-Bu bizde yazılımcı olarak yarın işe başlıyor” denildiğini pek sanmıyorum. Peki aynı durumu diğer sektörlerdeki çalışanlar için söyleyebilir misiniz? Söyleyemediğimiz durumlarda mutlaka oluyordur ancak innovasyon ve bilgi üreten sektörlere nazaran çok çok daha azdır. Yani esas işi yapacak olan adamı İK değerlendiriyorsa burada İK'nın  stratejik rolünün arttığını söyleyebiliriz.

YETKİNLİK MODELLEMESİ YAPMADAN ÖNCE SORULMASI GEREKEN SORULAR

Bir önceki yazımda yetkinlik modelinden bahsetmiştim. Yetkinlik modeli oluşturulurken istatistik bilminden veya sözel yollu kaynakların belirli yöntemler izlenerek yapıldığını vurgulamıştık.

Model, modelleme gibi kavramlar söz konusu olduğunda ben her zaman için populasyon özelliklerini tahmin etmek için, örnekleme yöntemi ile toplanmış bir istatistiksel model algılarım.Zira istatistiksel bir model  ve ölçek tipi testin temel iki unsurudur. Bu manada yetkinlikler söz konusu olduğunda firma bazında düşünecek olursak analiz için geçerli bir örneklem sayısına sahip değilsek, bu modellemeleri doğru yapsak ve uygulasak dahi sonuç matematiksel olarak bir değer taşımaz.Kaldı ki doğru modellemeyi sosyal bilimler için yapmak kuantitatif analiz modelleri kadar güvenilir olmayabilir. Zira insan denen varlıkta zamanla değişen olgunlaşan ve zamana bağlı olarak değişen bir "random variable"dır.

Geriye kalan seçenek, bir önceki yazıda bahsettiğimiz son iki yöntemle model oluşturmaktır Bu dizaynı yapmaya başlamadan önce sorulması gereken sorulardan  bazılarını irdeleyelim. Eğer cevapları firmanız için varsa, bu işe başlayabilirsiniz, eğer yoksa biraz temkinli olmakta veya başlangıç seviyesi olarak bazı çalışmalar yapıp beklemekte fayda var.

• Eğer “En değerli sermayemiz insan” sloganı ile yola çıkarak arkanıza güncel  “Yetkinlik” rüzgarlarını da alarak pupa  yelken gitme hayalleri kuruyorsanız, kavança yeme ihtimaliniz çok yüksek zira 2001 krizini hatırlayın ilk kısıntılar eğitimlerden ve personelden  olmamış mıydı? Şirketiniz çalışanlarının eğitilmelerini destekliyor mu? Çalışanlar eğitime gönderileceklerini öğrendiklerinde bunu  nasıl algılıyorlar?

• Siz  İK olarak istediğiniz kadar uğraşın, eğer şirketin  hissedarları “Bu tür işlere para yatırmak mantıklı mı, emin değiliz.” diye düşünüyorsa, siz  İKcılarınıza sadece “Yetkinlik bazlı mülakat teknikleri” eğitimi aldırın böylece yetkinlik kavramlarıyla tanışmış ve belli bir süre adeta bir  STAR gibi parlayacaklardır.

• Kullanageldiğiniz İK Bilgi Sistemleri dizayn etmeye çalıştığınız yetkinlikler modeline ait verileri saklamak için elverişli mi? Elverişli değil ise  bu amaç uğruna kendi şirketiniz içerisinde bir yazılım gerçekleştirebilinecek mi?  Yoksa dış yazılımlarla mı bu gerçekleşecek? Bu iş için bütçeniz yeterli mi? Proje yarılandıktan sonra eğer tüm İK süreçleri ile entegrasyonu sağlanamayacaksa sonuç İK deparmanının prestiji açısından pek iyi olmayacaktır.

• Yetkinliklerin iş performansına yansımasını değerlendirirken tüm şirket fonksiyonları için kullanacak mısınız? Yoksa pilot bir fonksiyon seçip o fonksiyon için mi uygulayacaksınız?  Hnagi fonsiyonla başlayacaksınız? Bunu tüm çalışanlara nasıl duyuracaksınız?

• Yetkinlik  yönetilebilecek kavramlar bütündür, dolayısıyla onu yönetemeyecek kadar dallandırıp budaklandırıp yönetilemiyecek kadar karışık hale getirmeyin. Siz talep ettikçe danışman çözüm üretecektir zira olay karmaşıklaştıkça danışmana olan bağımlılığınız artacaktır..Tam olarak ne için yetkinlik yönetimine geçişi istiyorsunuz?

Bu soruları çoğaltabilirsiniz, önemli olan bu sorulara verilecek rasyonel cevaplarınızın olmasıdır.

YETKİNLİK MODELİ OLUŞTURMA

Yetkinlik modeli oluşturmak istenmesinin amacı: bir işletmede çalışanların halihazırda sahip olması gereken ve ileride sahip olmaları beklenen yetkinliklerin ÖLÇÜLEBİLİR ve İK fonsiyonlarının hepsinde uygulanabilir olmasıdır.Yani  İK Departmanı şunları kanıtlarıyla rahatlıkla diyebilmelidir:

• Herhangi bir pozisyonda işe alınacak personelin sahip olması gereken yetkinliklerinin neler olması ve ne düzeyde bu yetkinliklere sahip olması gerektiğini  biliyoruz
• Yukarıdaki tanıma uygun olan adayları Yetkinlik Bazlı Mülakat ile seçip, işe alıyoruz.
• .İşe aldığımız çalışanın periyodik şekilde yetkinliklerini Yetkinliğe dayalı Performans Sistemimizle ölçebiliyoruz.
• Geliştirmesi gereken yetkinliklerinin daha iyi olabilmesi için eğitilmesini sağlıyoruz.

Yetkinlik Modelleri temelinde üç değişik yaklaşım  dikkate alınarak gerçekleştirilmektedir. Bunlar, araştırmaya, stratejiye, değerlere dayalı yaklaşımlardır.

Araştırmaya dayanan yaklaşım yetkinliklerin üstün performans gösteren çalışanlardan veri toplanmasıyla gerçekleşir. Veri toplama işlemi kolay değildir; zira,  istatistiksel olarak anlamlı düzeyde “sample size” yoksa veya verileri doğru şekilde toplayacak, doğru bir matematiksel modelleme ile kurulan hipotezleri test edecek ve değerlendirebilecek uzman yoksa gerçekleştirilmesi kolay olmayacaktır. Ayrıca bu yöntemde üstün performans gösteren çalışanların sahip olduğu özelliklerin üstün performans ile ilişkili olduğu varsayımından yola çıkılır.

İkinci yaklaşım işletmenin stratejisini gerçekleştirmek için gerekli yetkinliklerin göz önünde bulundurulmasıyla, gerçekleşir. Şirketin vizyonu, misyon tanımları ile birlikte temel yetkinliklerinin neler olduğu belirlenir. Şirket hissedarlarının istekleri, piyasa şartları ve şirketin manevra kabiliyeti doğrultusunda belirlenir.

Son yaklaşım ise, yöneticilerin görüşlerinin dikkate alınmasıyla belirlenmesini ifade etmektedir Burada özellikle line managers  denilen hat yöneticilerinin (yani bir işletmede gelir sağlayan birimlerin yöneticileri örneğin satış, üretim müdürü v.b bu yöneticiler firmanın temel hedeflerine ulaşmalarında  core business denen esas işi yapanlardır) fikirleri alınır.

Son iki yaklaşım şayet uygulamaya gidildiyse bu iki model oluşturma uygulamaları sözel toplantılar şeklinde gerçekleşecekdir. Bu toplantılarda yetkinlikler, yetkinlik tanımları ve davranış olarak ifadelerinin yapılmasında mutlaka ölçülebilir olup olmadığı Danışman tarafından değerlendirilmelidir. Bazı yetkinlikler evrensel olabilir örneğin profesyonellik gibi, ancak teknik yetkinlikler mutlaka o şirket için tanımlanmalıdırlar.

“COMPETENCE, COMPETENCY”, YETKİNLİK

Dilimize İngilizceden yetkinlik olarak tercüme ettiğimiz kelimenin iki karşılığı var, Competence ve Competency peki nedir bunların arasındaki fark?

Competence bir görevi yerine getirmek için gerekli olan kabul edilebilir minimum standartları ve becerileri kapsar. İK perspektifinden bakarsak çalışanın NE yaptığına odaklanır. Competence belirli bir rolün görevin gerektirdiklerinin neler yapılarak gerçeklştiğine odaklanır.

Competency ise belirli bir icraat sonunda ortaya çıkan davranışı gösterir ve çalışanın NASIL o icraatta bulunduğuyla ilgilidir. Yani çok farklı durumlarda çok farklı şekillerde gösterilen doğru davranışları kasteder. Hatırlarsanız, Yetkinlik Kavramına Giriş- Davranışlar  isimli yazımda iş dünyası ile alakası olmayan örnekler verdim. Competency davranışlar repertuvarıdır gerekliği zaman, gerektiği kadar,  gerektiği yerde o competency'ye sahip olan tarafından kullanılır. Burada esas olan competency olarak tanımlanan bir ögenin nasıl yapıldığına dair göstergelerin uygulanması değil bunların davranışsal olarak siz farkında bile olmadan ortaya çıkarılmasıdır.

Competence biraz lineerdir, yani bir iş çıktısı için şunları şunları yaparsam sonuç bu olur şeklinde gelişebilir zira NE sorusuna cevap verir.

Competency ise adeta bir sihirbazın torbasından çıkan davranışlar bütünüdür, uzun vadede siz farkında bile olmadan karakteriniz olarak tezahür  edecektir.

Pavarotti gençlik döneminde İzmir konservatuarına iş başvurusunda bulunmuş ve red cevabı almış; sanırım icra ettiği eseri heyet  beğenmedi. Ama  sahip olduğu competency onun dünya çapında çok iyi bir tenor olmasını sağladı. Oysa heyetin aradığı competence idi. Düşünün...

“Competence ve Competency” ler bir bütün olarak birbirlerinden çok kolay ayrılamazlar günümüzde bir çok yetkinlik  kataloğu – sözlüğünde dahi iç içe geçmişlerdir. İkisinin arasındaki farklara dair tartışmalarda akademik dünyada halen devam edegelmektedir.

YETKİNLİK NEDİR NE DEĞİLDİR?

Bir önceki yazımda da belirttiğim üzere yetkinlikler davranış odaklıdır ve mükemmel davranışı tanımlarlar.

Yetkinlikler görev / iş tanımı değildirler; ancak bir iş yapılırken işi yapacak olan çalışanın sahip olması gereken yetkinlikler, iş analizi ve iş tanımlarından faydalanılarak belirlenir.İş ilanlarını incelediğinizde genellikle adaylara ilanda, iş tanımının kısaca verildiğini görürsünüz; o işi yapacak olan kişinin sahip olması gereken yetkinliklerin neler olduğunu o ilanı yazan İK uzmanı bilir ve eğer yetkinlik bazlı mülakat yapacaksa mülakatta o yetkinliklerin adayda var olup olmadığını sorgulayacaktır.

Yetkinlikler her ne kadar mükemmel davranışı tanımlıyor olsa da yetkinliklerin seviyeleri işin atandığı pozisyona göre değişebilir.   Aynı yetkinlik için,  stratejik yönetim seviyesindeki bir yöneticinin sahip olması gereken  düzey ve derinlik onun yönettiği uzman veya memurun sahip olması gereken seviyeden daha farlıdır. Örneğin Bölge Satış  Müdürünün liderlik yetkinliğinin derinliği, Satış Uzmanınkinden daha ileri safhada olması beklenirken; Satış uzmanının teknik yetkinliklerinin raporlama yaptığı patronundan daha iyi safhada olması beklenir. Zira birinin stratejik yönetimle ilgilenerek yönetsel becerilere sahip olması beklenirken diğerinden operasyonel becerilere sahip olması beklenmektedir. Bu durum tabiki Bölge Satış Müdürünün teknik yetkinliklerinin, altında çalışan uzmandan daha az olduğu anlamına gelmez; sadece firmanın ikisinden beklentileri farklıdır. Yetkinlik düzeyi pozisyonun farklı ünvanın aynı olduğu durumlarda da geçerli olabilir. Örneğin   aşağıdaki durumda Uzman 1 yönetici adayı iken Uzman 3 operasyonel ve idari işlerden sorumlu uzmandır v.b

Pozisyon sevyesi                      Ünvan

Yönetici 2                                 İK Yöneticisi

Uzman 1                                   İK Uzmanı       

Uzman 2                                   İK Uzmanı

Uzman 3                                   İK Uzmanı

Yetkinlikler gözlemlenebilir ve ölçülebilir olmalıdır. Matematiksel olarak sayabildiğimiz ve ölçebildiğimiz değerler kolaylıkla istatistiksel anlam bulurlar: Örneğin üretilen her mamülün paketlenmeden önceki net ağırlığının ölçülmesi, sağlam bir tartı ile kolayklıkla saptanabilir. Oysaki Finans Müdürünün mü yoksa İk Müdürünün mü daha müzakereci olduğu veya kişilerarası ilişkilerinin daha iyi olduğuna dair ölçümü tartı ile ölçüm kadar kolay olmasa da mümkündür.

Yetkinlikler iyi bir performans sistemi alt yapısı ie desteklenirlerse, çalışan bazında o çalışana ait yetkinliklerin  gelişim süreci de belirlenebilir. Yetkinlik bazında kendisine verilen hedef düzeyleri  ve bu düzeye ne kadar zamanda ulaşabildiği saptanabilir. Bant başında çalışan işçiler için örneğin

0-Hiç bir bilgisi yok,

1-Teorik bilgisi var,

2-Gözlem altında işi yapar,

3-Bağımsız olarak işi yapar;

4- İşte uzmandır, eğitebilir vb şeklinde derecelendirmeler yapılarak kişi bazında ve birim bazında gelişim gözlenebilir.

Yetkinlikler aynı sektördeki firmalar arasında bile farklıdık gösterebilir ama mutlaka firmanın varoluş sebebi, vizyonu, hedefleri ve değerleri ile örtüşmelidir. Teknik yetkinlikler fonkiyoneldir operasyonu yürütenlerin sahip olması gerekir, Liderlik ve yönetsel yetkinliklerden yönetici ve yönetici adaylarının sahip olması beklenirken temel yetkinlikler tüm çalışanların sahip olması beklenen bilgi, beceri ve davranışlar bütünüdür. Firmaya ait yetkinlikler yetkinlik kataloğu / sözlüğü ile tüm çalışanlara duyurulmalı ve gerekli durumlarda güncellenmelidir.

YETKİNLİK KAVRAMINA GİRİŞ - DAVRANIŞLAR

Arama motorlarında yetkinlik yazdığınız zaman, karşınıza bir çok tanım çıkacakaktır bunlar genellikle yetkinliğin bir görevi yerine getirirken optimal performansı gösterecek kişileri ayırt eden BİLGİ, BECERİ ve TUTUMLARIN davranış olarak ifadesidir gibi cümleler olacaktır.

Bu yazımda DAVRANIŞ  kelimesinin üzerinde özellikle durmak istiyorum yukarıdaki tanımda anahtar kelime  bilgi, beceri ve tutumdan ziyade DAVRANIŞ'tır.

Davranış en basit tarifi ile düşüncelerinizi, kelimeler, hareket ve mimiklerinizle sizi dış dünyaya yansıtan aynanızdır. Hileli olmayan bir aynaya baktığınızda nasıl boyunuz posunuzla kendinizi aynen  karşınızda görüyorsanız; davranışlarınızda sizin düşüncelerinizin aynada yansımış halidir ancak onları tabiki fiziksel görüntünüz kadar “görsel bir gerçeklik olarak” göremeyiz.  Kendimizi objektif olarak değerlendirebildiğimiz veya bize davranışlarımızla ilgili gerçekçi eleştirileri serin kanlılıkla ele alıp kendimizi düzeltmeye çalıştığımız zaman gelişiriz.

Davranışlarla ilgili verilebilecek en güzel ve en gerçekçi  örnekler çocuklardandır.İki yaş civarı ilk ergenliğini yaşayan bir çocuk eğer her gün kahvaltıda süt içmeyi reddediyorsa; ve siz ona süt içmenin faydalarını her gün tekrarlıyorsanız büyük bir ihtimalle süt içmeme konusundaki inadı artacak ve  size her sabah meydan okumayı görev edinecektir. Burada DAVRANIŞ kavramının önemini bilen ebeveyn önce kendini gözden geçirir. – Ben çocuğuma örnek olabiliyor muyum? Her sabah anne ve babası çay veya kahve içerken çocuğun süt içmesini beklemek ahmaklıktır. Veya her akşam evde TV karşısında vakit öldürülürken  - Git dersine çalış şurada  üniversite sınavlarına az kaldı! diye çocuğa serzenişte bulunmak bir yetkinlik eksikliğidir.  Bilinçli ebeveyn çocuklarına örnek olmak için liderlik yapar gerekiyorsa sabahları süt içer veya üniversite sınavına çalışan çocuğu için TV izleme saatlerini düzenler. Bu paragrafta bahsettiğimiz her şey aslında  yetkinliklere örnek teşkil etmektedir. Nasıl mı? Çocuğa süt içme alışkanlığı kazandırmak için sabah kahvaltısında süt içmek veya sınavlara hazırlanan çocuğunuz için TV dizisi izlemek yerine okuma alışkanlığı edinmek:

* esneklik,değişen koşullara adapte olma:  çay veya kahve tiryakisiyken bir anda esnediniz değişen koşul olan bebekli yaşama uyum sağlamaya çalışıyorsunuz Veya TV de dizi izlerken uyuşan beyninize, kitap okuyarak daha farklı bir egzersiz yaptırıyorsunuz.

*olumlu kişilerarası ilişki geliştirme : Çocuğunuz ile itilafa düşmüyorsunuz süt içme konulu ortak bir  paylaşımınız başladı.Veya TV izlemek yerine kitap okumaya başladınız. Okuma saatleri sonrasında  yeni öğrendiklerinizi çocuğunuzla paylaşıyorsunuz. Sohbet ediyorsunuz ve bu artan iletişimle evladınızın hayatı hakkında daha çok bilginiz oluyor.

*Sürekli öğrenmeye açık olma : Yukarıda sıralanan aktivitelerle sizden yaşça küçük olan çocuklarınızdan farklı bakış açıları ve farklı fikirler duyuyorsunuz, gözlemliyorsunuz. Yeniliğe açık bir zihniniz oluşmaya başladı.

*Yaratıcılık :  Siz sütünüze kahve ilave ederken ufaklığa da kahve renginde bir kaşık pekmez katarak süt içiriyorsunuz Gördünüz mü ikiniz de kahve içmektesiniz. Veya çocuğunuz tarih testi çözerken siz Osmanlı Tarihi kitabı okumaya başladınız.

Gördüğünüz gibi özel yaşantımızda da bir çok davranışımız yetkinliklere örnek olabiliyor burada anahtar olan konu edindiğimiz veya edneceğimiz bilgi, beceri, kişisel özelliklerimizi bir potada birleştirip onları gözlemlenebilen davranışlara dönüştürmek. Çocuğumun süt içme alışkanlığı kazanması gerekir düşüncesi veya çocuğumun bu yıl üniversite sınavında başarılı olmasını istiyorum düşüncesi ancak doğru davranışlar sergilediğinizde çocuğunuz için doğru ifadeyi bulacaktır. Kuru kuruya “Sütünü iç”, “Haydi çalış” gibi komutlar bir anlam ifade etmezler.

Filozofların dediği özdeyişle bu güünkü yazımı bitirmek istiyorum: Düşüncelerinize dikkat edin, kelimelere dönüşür, Kelimelerinize dikkat edin davranışlara dönüşür. Davranışlarınıza dikkat edin alışkanlıklara (yetkinliklere)  dönüşür. Alışkanlıklarınıza dikkat edin karakterinizi oluşturur.

Devamı gelecek....

İŞ ANALİZİNDEN YETKİNLİK BAZLI İŞLERE…

İş tanımlarının, iş analizinin sonucunda ortaya çıkan yazılı belgeler olduğunu daha önce belirtmiştik. Günümüz dünyasındaki teknolojinin hızlı değişimi, iş dünyasındaki en önemli özelliğin esneklik ve değişime en hızlı adaptasyon olduğunu kanıtlamıştır. Örneğin eskiden haber niteliği taşıyan bir olayın belgelenip gazete sayfalarına taşınana kadar geçen süreç; yani olay fotoğraf makinesi ile çekilecek, makinedeki film bitene kadar sarılacak veya pozlar bitene kadar çekilmeye devam edilecek sonra karanlık odada banyosu ve tab işlemleri yapılacak; o esnada içeri çat kapı giren biri şayet olursa tüm emek çöpe atılmış olacak v.b olaylar artık tarihi geçmiş  özelliği taşımaktadır. Bir zamanlar saatler  süren bu süreç artık saniyeler içerisinde  mobil telefonlarla bile resmedilebilip dünyanın diğer ucuna gönderilebiliniyor.

İş tanımları, bahsedilen sürekli değişime ve çalışanın kişiliğine, zekasına ve iş motivasyonuna bağlı olarak bazen çalışanın işe uyması yerine işin çalışana uyum sağlamasına dönüşebilir. Bu esneklik ve dinamizm beraberinde iş tanımları ve iş analizlerinin sık sık güncellenmesi gerekliliğini getirecektir.

Adeta hiçbir siyasi haritanın o ülke olmaması gibi iş tanımları da o işin detaylarının  % 100 karşılığı değildir ancak bize o iş ile ilgili olarak fikir verir.

Günümüzde şirketlerin esas işleri (core business) birincil önceliğidir. Müşterileri en çok memnun edecek düzeyde hizmet verilirken bazen esas iş olan ana arteri besleyen diğer kanallar maliyeti en aza indirecek şekilde dizayn edilebilir. Organizasyonların yapısı dikeyden (hiyerarşik) ziyade yatay yapılanmaya doğru kayabilir.

Girişte verdiğimiz örnekte amacın bir fotoğrafı bir yere ulaştırmak konusundaki hızlı değişimi vurguladık ancak iş fotoğrafın çekim kalitesine, uygun açıların yakalanması vs gibi konulara gelince  işin içine aynı zamanda insan faktörü ve onun bilgisi, becerisi, kişisel özellikleri de girer. Mükemmel performansın elde edilmesinde bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir davranışların bütününe “yetkinlik” diyoruz. Yetkinlikler asla bir görev tanımı değildirler ancak bir işin en mükemmel şekilde gerçekleştirilmesi için sahip olunması gereken özelliklerin bütünüdürler.

Günümüzde iş analizi ve yetkinlik analizi konusunda hangisinin daha kullanışlı olduğuna dair tartışmalar yapıla gelmektedir. Benim şahsi fikrim ikisinin de tamamlayıcı öge olduğu yönündedir. Burada esas konu; bu kavramların  “kullanım amaçları” olacaktır. Maksadınıza göre seçilecek yöntem değişebilir. Ancak genel olarak dokümantasyon olarak düşünürsek mevcut işler bazındaki evraklar bütününden ziyade işin işleyişinin operasyonel süreçlerinin tanımlandığı, alt süreçlerle yetkilerin ve iş adımlarının belirtildiği süreçlerle yönetim sistemi ve süreç sahibi çalışanların hangi yetkinliklerle bu işleri gerçekleşebileceğine dair dokümantasyon daha kolay güncel tutulabilir ve daha çok müşteri odaklıdır.