İş tanımlarının, iş analizinin sonucunda ortaya çıkan yazılı belgeler olduğunu daha önce belirtmiştik. Günümüz dünyasındaki teknolojinin hızlı değişimi, iş dünyasındaki en önemli özelliğin esneklik ve değişime en hızlı adaptasyon olduğunu kanıtlamıştır. Örneğin eskiden haber niteliği taşıyan bir olayın belgelenip gazete sayfalarına taşınana kadar geçen süreç; yani olay fotoğraf makinesi ile çekilecek, makinedeki film bitene kadar sarılacak veya pozlar bitene kadar çekilmeye devam edilecek sonra karanlık odada banyosu ve tab işlemleri yapılacak; o esnada içeri çat kapı giren biri şayet olursa tüm emek çöpe atılmış olacak v.b olaylar artık tarihi geçmiş özelliği taşımaktadır. Bir zamanlar saatler süren bu süreç artık saniyeler içerisinde mobil telefonlarla bile resmedilebilip dünyanın diğer ucuna gönderilebiliniyor.
İş tanımları, bahsedilen sürekli değişime ve çalışanın kişiliğine, zekasına ve iş motivasyonuna bağlı olarak bazen çalışanın işe uyması yerine işin çalışana uyum sağlamasına dönüşebilir. Bu esneklik ve dinamizm beraberinde iş tanımları ve iş analizlerinin sık sık güncellenmesi gerekliliğini getirecektir.
Adeta hiçbir siyasi haritanın o ülke olmaması gibi iş tanımları da o işin detaylarının % 100 karşılığı değildir ancak bize o iş ile ilgili olarak fikir verir.
Günümüzde şirketlerin esas işleri (core business) birincil önceliğidir. Müşterileri en çok memnun edecek düzeyde hizmet verilirken bazen esas iş olan ana arteri besleyen diğer kanallar maliyeti en aza indirecek şekilde dizayn edilebilir. Organizasyonların yapısı dikeyden (hiyerarşik) ziyade yatay yapılanmaya doğru kayabilir.
Girişte verdiğimiz örnekte amacın bir fotoğrafı bir yere ulaştırmak konusundaki hızlı değişimi vurguladık ancak iş fotoğrafın çekim kalitesine, uygun açıların yakalanması vs gibi konulara gelince işin içine aynı zamanda insan faktörü ve onun bilgisi, becerisi, kişisel özellikleri de girer. Mükemmel performansın elde edilmesinde bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir davranışların bütününe “yetkinlik” diyoruz. Yetkinlikler asla bir görev tanımı değildirler ancak bir işin en mükemmel şekilde gerçekleştirilmesi için sahip olunması gereken özelliklerin bütünüdürler.
Günümüzde iş analizi ve yetkinlik analizi konusunda hangisinin daha kullanışlı olduğuna dair tartışmalar yapıla gelmektedir. Benim şahsi fikrim ikisinin de tamamlayıcı öge olduğu yönündedir. Burada esas konu; bu kavramların “kullanım amaçları” olacaktır. Maksadınıza göre seçilecek yöntem değişebilir. Ancak genel olarak dokümantasyon olarak düşünürsek mevcut işler bazındaki evraklar bütününden ziyade işin işleyişinin operasyonel süreçlerinin tanımlandığı, alt süreçlerle yetkilerin ve iş adımlarının belirtildiği süreçlerle yönetim sistemi ve süreç sahibi çalışanların hangi yetkinliklerle bu işleri gerçekleşebileceğine dair dokümantasyon daha kolay güncel tutulabilir ve daha çok müşteri odaklıdır.
