PLANLAMA
İş analizine başlarken her şeyden önce üst yönetimin bunu tam olarak istediğinden emin olunmalıdır. İş analizi sonucunda hedeflenen amaçların neler olduğu en başında net bir şekilde ortaya konulmalıdır. Bir önceki bölümde de bahsettiğimiz gibi iş analizi bir süreçtir ve süreklilik arz edip zamanla revizyonlar yapılmadıkça kağıtlar ve dosyalar bütünü olarak tozlu raflarda yerini alacaktır.
Üst yönetimce belirlenen amaçlar iş analizi sürecine yön verecektir. Amaçların belirlenmesine aşağıdaki örnekleri verebiliriz:
Amaç: Tüm kurumdaki çalışma şartlarının belirlenmesi ve iyileştirmeye gidilmesidir.
Veya,
Amaç: Bütçemizde kısıntılara gitmek zorundayız çalışanlarımızın yaptıkları işlerde verimliliğini ölçmeliyiz. Atıl çalışanların işten çıkartılması ve bazı işlerin dış kaynak kullanımı ile maliyetlerinin düşürülmesini hedefliyoruz.
Uygulama örneğimizde yönetim kurulu ile belirlediğimiz amaç:
“ Hastanenin ana iş kolu olan sağlık alanındaki tıbbi personelin sadece ve sadece tıp alanında faaliyet göstermesi idari görevler üstlenmiş sağlık çalışanı yöneticilerin bu görevi idari alanda faaliyet gösterecek profesyonellere devretmesi gerekmektedir. Maliyet analizleri ile bazı işlerin dış kaynak kullanımına gidilerek yaptırılması ve kaliteden ödün verilmeden maliyetlerin en aza indirilmesidir.”
EKİBİN OLUŞTURULMASI
Yapılan bir işin en ince detaylarını; o işi gerçekleştiren çalışandan o çalışanın amirinden (gözetimci olarak adlandırılacaktır), gözlem, mülakat, anket gibi yollarla öğrenmek ve değerlendirmek gereklidir. Bu bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesi işini iş analistleri yapar. İş analistleri kurum içindeki İK departmanından olabileceği gibi bu işin uzmanı olan danışmanlardan da oluşturulabilir.
İş analisti maliyetleri en aza indirmek adına İK departmanında çalışanlardan seçilmesi durumunda veri toplama ve değerlendirme konusunda objektif kalma kriteri tehlikeye girebilir zira veriler toplanırken her gün aynı serviste, yemekhanede görüşen bir çok ortak noktada buluşulan iş arkadaşına çalışanın ne iş yaptığını anlatması ile yüzünü ilk kez gördüğü dışarıdan sırf bu iş için gelmiş birisine bilgi aktarımında nüanslar olabilir. Kurum içinden seçilen analizci “ Ben zaten onun yaptığı işi biliyorum” şeklinde oluşabilecek yanlı tavrı işin tam incelenememesine yol açabilir.
Veri toplama işinin tümüyle kurumu tanımayan danışman ekipçe gerçekleştirilmesi de tek başına etkili olmayabilir. Zira dışarıdan gelen danışmanlar kurum kültürünü içeridekilere oranla tanımamakta ve bireylerin kişilikleri ve mizaçlarını diğerlerine oranla hiç bilmemektedirler. Bu nedenle en iyisi kurum kültürünü, kurumu ve çalışanları tanıyan iletişimi güçlü kıdemli bir İK Uzmanı / Yöneticisi ve tarafsızlığı kolayca sağlayabilmesi nedeni ile dışarıdan gelmiş bir profesyonelin ekipte mutlaka bulunmasını öneriyoruz.
Ekip üyelerinin her birinde olması gereken kişisel ve teknik özellikleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Kendine güvenen
- Tarafsız
- İletişimi ve beşeri ilişkileri kuvvetli
- Nazik ve anlayışlı
- Pozitif düşünen, sabırlı
Teknik Özellikler
- Veri toplama ve analizinde bilgi ve tecrübe sahibi
- Planlama ve planları uygulamaya koyma konularında disiplinli ve deneyimli
- Yalın ve anlaşılabilir rapor hazırlama ve sunma yeteneği
İş analizi süresince üst yönetimin yanı sıra, birim yöneticilerinin, İK departmanının ve tüm katılmcıların sorumlulukları vardır, bu sorumluluklar kedilerine toplantılarla anlatılmalıdır. Üst yönetimin analiz işini gereçekleştiren ekibe verdiği yetilerin de birim yöneticilerine anlatılması uygulamada katılımı arttıracaktır. İş analizinin amacı ve sonuçlara göre izlenecek yönetimsel değişikliklerin tüm ayrıntılarından herkesin haberdar olmaması belli gizlilik prensiplerine sahip olunması esastır.
VERİ TOPLAMAYA BAŞLAMADAN ÖNCE
Ekip oluşturulduktan sonra öncelikli olarak örgüt içinde ve dışında varolan konu ile ilgili bilgilere ualşılmaya çalışılır. Danışmanlık firması aracılığı ile bu iş yürütülüyorsa firmanın daha önceki portföyünden veya araştırmaları sonucu vakıf olduğu akademik bilgilerden faydalanılabilinir. Kurum ile alakalı varsa örgüt şeması, iş akışları, verilerin hangi yöntemler kullanılarak toplanacağına karar verilmesi gerekir. Verileri anket, karşılıklı mülakat veya gözlem yolu ile elde edebiliriz.
Bu analizde masa başı iş yapan beyaz yakalı çalışanlara yönelik anket formları dağıtılmış ve kendilerinden bu formu doldurmaları istenmiştir Burada amaç formu dolduran çalışanı kendi haline bırakmak kendisine form doldurlurken özgür ve rahat bıraklmak olmuştur. Daha sonra formda verilen bilgilerin üstünden mülakat yöntemi ile formu dolduran çalışan, gözetimcisi ve iş analizcisi ile tekrar geçilmiştir. Burada amaç işin nasıl yapıldığını birebir denetlemekle sorumlu olan gözetimcisinin yanında çalışanın daha objektif olması sağlanmış ve aynı samanda işin niteiğinin masaya yatırılması kolaylaşırılmıştır. Anket formunda açıklığa kavuşmamış herhangi bir nokta varsa açıklığa kavuşturulmuştur.
Gözlem yönteminin de uygulandığı alanlar daha ziyade teknik işlerle uğraşan yaptığı işte düşünsel çabanın kullanılmadığı daha ziyade fizik gücü ile iş yapan personelde uygulanmıştır.
Tüm hakları saklıdır İzinsiz bir kısmi veya tümü kopyalanamaz yayınlanamaz.
