İŞ ANALİZİ SORU FORMU/ BEYAZ YAKALILAR İÇİN

İŞ ANALİZİ ANKET FORMU

Formun doldurulma tarihi   ……/…../…….

GENEL BİLGİLER ve İŞİN KİMLİĞİ

Kurumun Adı:

İşin Adı :

Formu dolduran çalışanın

Sicil No:  ………

Adı Soyadı:  ……………………             ………………………

Ünvanı / Pozisyonu  ………………..       ………………………

Bölümü: ………………………

Birimi: ………………………

Analizi yapılan işte çalışma süresi :   ……….YIL  …………AY

»  En son bitirdiğiniz okul ve bölüm nedir?

……………………………………………   …………………………………..

» Bu iş ile alakalı bu kurumda işe başlamadan evvel almış olduğunu eğitimler nelerdir?

……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

       ……………………………………………   …………………………………..

» Kurumda bu işi yapmaya başladıktan sonra aldığınız eğitimler nelerdir?

……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

       ……………………………………………   …………………………………..

Raporlama yaptığı Amirinin Adı Soyadı: ………………..       ………………………

Raporlama yaptığı Amirinin Unvanı / Pozisyonu: ………………..       ………………………

Raporlama yaptığı Amirinin Bölümü /Birimi : ………………..       ………………………

Bağlı bulunduğunuz Amir dışında raporlama yaptığınız ve iş talimatı aldığınız başka kişiler var mı? Varsa açıklayınız.

……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

       ……………………………………………   …………………………………..

İŞ İLE ALAKALI GÖREV VE SORUMLULUKLAR

1) Yapmakta olduğunuz işin kurum açısından amacını ve önemini  lütfen kısaca açıklayınız

    Bu işin kurum açısından  genel amacı nedir?

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

2) Aşağıda belirlenen görev alanlarını dikkate alarak lütfen gün içindeki rutin iş akışınız içindeki görevlerinizi belirtiniz

» Resmi yazışmaların yürütülmesi

a)      Birim içinde

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

b)      Kurum içinde

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

c)      Kurum dışında

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Kayıt tutma (Gelen ve Giden evrakın kaydının tutulması vb)

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

     ……………………………………………   …………………………………..

» Belge ve doküman hazırlanması

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Dosyalama

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Arşivleme

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Haberleşme ve sosyal medyanın kullanımı

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

     ……………………………………………   …………………………………..

» Rapor hazırlama

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

     ……………………………………………   …………………………………..

»Toplantıları organize etme / yürütme

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

     ……………………………………………   …………………………………..

» Raporlama yaptığı yöneticisinin ajandasını planlama ve koordine etme

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

     ……………………………………………   …………………………………..

» Tahsilat / Ödeme vb mali işlemlerin yürütülmesi

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

     ……………………………………………   …………………………………..

» Gelen talepler İle İlgilenme

a)      Birim içi

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

b)      Kurum içi

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

c)      Kurum dışı

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

»Çalışılan birime ilişkin taleplerde bulunma

  

a)      Diğer birimlerden

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

b)       Kurum dışı Kişi ve Kurumlardan

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Birimle ilgili Faaliyetleri Planlama ve Yürütme ( Birime ait yönerge ve yönetmeliklerdeki ana başlıkları  dikkate  alınarak doldurunuz)

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Başka birimlere ait yönerge ve yönetmelikleri kapsamı içinde olan birim faaliyetlerini Planlama ve Yürütme (Örneğin birime personel alımı, çalışanların almaları gereken eğitimler, işten çıkarmalar, performans değerlendirme vb)

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Faaliyetlere ilişkin istatistiklerin  tutulması

    ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» Birimdeki işlerin takibi

a)      Rutin işlerin takibi

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

b) Rutin olmayan işlerin takibi

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

» İş ile alakalı olan  kanun, kararname  vb yasal değişikliklerin incelenmesi ve buna uygun düzenlemelerin icrası

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

 »   Kurum içindeki yönerge ve yönetmeliklerle alakalı değişikliklerin takibi ve icrası

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

3) Periyodik olarak ( her hafta, her ay,3 ayda bir vb)  yaptığınız görevler  nelerdir? Açıklayınız

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

4) Düzensiz aralıklarla beklenmedik şekilde yaptığınız görevler var mıdır ?  Varsa neler olduğunu belirtiniz

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

5) Yukarıdaki görev ve sorumluluklarınızı yerine getirirken  size verilen mevcut yetki ve sorumluluklar dışında olması gereken yetki ve sorumluluklar var mıdır? Varsa nelerdir açıklayınız.

      ……………………………………………   …………………………………..

……………………………………………   …………………………………..

      ……………………………………………   …………………………………..

6) Mali yetkiniz var mıdır? (Para ödeme ve tahsilat vb gibi) Varsa açıklayınız

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

7) Size doğrudan veya dolaylı olarak bağlı personel var mıdır? Eğer varsa aşağıdaki soruları cevaplandırmaya devam ediniz yoksa diğer bölüme geçiniz

 ( ) VAR                            ( ) YOK

8)                 Size doğrudan bağlı ( size raporlama yapan) kaç kişi vardır? Görevlerini ve pozisyonlarını belirtiniz

Görev / Pozisyon                                          Sayı

      ……………………………………………   …………………………………..            

      ……………………………………………   …………………………………..          

       ……………………………………………   …………………………………..   

9)                 Yöerge ve yönetmeikler dahilinde size doğrudan bağlı olan çalışanlarla ilgili sorumluluklarınızı kısaca özetleyiniz.

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

10)  Doğrudan size bağlı olmayıp  size raporlama yapan çalışanınız var mıdır? Varsa onlara verdiğiniz işleri ve onlara karşı   sorumluluklarınızı belirtiniz .

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

    

İÇ VE DIŞ BAĞLANTILAR

4) İşinizi  yaparken kurum içerisinde sürekli iletişim kurmanız gereken kişiler var mıdır?

 EVET  ()                                 HAYIR ()

Cevabınız Evet ise

4a) İşinizi  yaparken kurum içerisinde sürekli iletişim kurduğunuz kişiler kimlerdir? (Örneğin muhasebe müdürü, finans uzmanı vb) Hangi konularda ve ne sıklıkta görüştüğünüzü belirtiniz.

  

    Kiminle                                                                  Görüşülen Konu                                Görüşme sıklığı

   ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

     ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

5) İşinizi  yaparken kurum dışında sürekli iletişim kurmanız gereken kişiler var mıdır? (örneğin: Kurum avukatı vb)

EVET  ()                                 HAYIR ()

Cevabınız Evet ise

 5a) İşinizi  yaparken kurum dışında sürekli iletişim kurduğunuz kişiler kimlerdir? Hangi konularda ve ne sıklıkta görüştüğünüzü belirtiniz.

    Kiminle                                                                  Görüşülen Konu                                Görüşme sıklığı

   ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

     ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

6) İşinizi yaparken  ihtiyacınız olan bilgilerin size akışı yeterli ve zamanında gerçekleşiyor mu?

EVET  ()                                 HAYIR ()

Cevabınız Hayır ise

6 a)  KİMDEN /  NEREDEN                                   HANGİ BİLGİ                                 SORUN NEDİR?

     ………………………………………      ………………………………..           ……………………………………………  

     ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………   

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

7)                  İşinizi yaparken sizden kaynaklanan bir hata sonucu kimler ve hangi birimler etkilenir?

İŞ                                                                   BİRİM/KİŞİ                                                NASIL?

   ……………………………………………  …………………………………..         ……………………………………………  

  ……………………………………………  …………………………………..         ……………………………………………  

BİLGİ – BECERİ- DENEYİM

1)                 Size göre  yaptığınız işin  gerektirdiği eğitim düzeyi nedir? ( Lise, Meslek yüksek okulu, üniversite, master, doktora)

Yapmakta olduğunuz işi en doğru şekilde yapılması için gereken eğitim düzeyi sizce ne olmalıdır belirtiniz.

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

2)                 Yaptığınız işin en iyi şekilde icra edilmesi için  özel eğitim, kurs, sertifika vb gerekiyorsa bunların neler olduğunu lütfen belirtiniz.

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

3)                 Bu işin yerine getirilmesi için gereken diğer bilgi, beceri veya kabiliyet varsa lütfen belirtiniz.

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

4)                 İşinizi yaparken kullandığınız araç gereç ve makine(ler) varsa lütfen belirtiniz.

……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

4a)  Kullanmakta olduğunuz ekipman veya makinelerin işletilmesi zamanınızın ne kadarını almaktadır ?

……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

5)  Bu işe yeni başlayacak olan bir kişinin sahip olması gereken deneyimler ve bu deneyimlerin süresi ve düzeyi sizce ne olmalıdır?

     ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

5a)  Yeni bir personel hangi unvanla ve hangi pozisyondan başlayarak bu  iş için  hazırlanabilir?

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

5b)   Yeni bir personelin sizin yapmakta olduğunuz işi  başarılı  bir performansla yerine getirebilmesi için gereken süre  nedir? Bu süre içerisinde hangi birimlerde ve nasıl bir iş başı eğitim alarak deneyim kazanabilir?

……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

6)                 Yapmakta olduğunuz işin yüzde kaçı aşağıdaki şekillerde icra edilmektedir belirtiniz.

Masa başında oturarak                                   %

Ofis ortamında birimler arasında mobil         %

Ofis ortamı dışında mobil                              %

Diğer (belirtiniz)                                            %

_____________________________________________

TOPLAM                                                      % 100

İŞE İLİŞKİN FİZİKSEL VE ZİHİNSEL ÖZELLİKLER – YARATICILIK

1)      1) Aşağıda sıralanan hangi fiziksel özellikler, beceri ve ustalıklardan hangilerinin işinizi yaparken kullanılması gerekmektedir? Bunları hangi görevleri yaparken ne ölçüde kullanmaktasınız lütfen belirtiniz.

a)      Fiziksel Güç  ……………………………………………………………..

b)      El çabukluğu vb  ……………………………………………………………..

c)      Varsa diğer belirtiniz ……………………………………………………………..

2)      2) Aşağıda sıralanan hangi zihinsel özellikler  beceri ve ustalıklardan hangilerini işinizi yaparken kullanılması gereklidir? Bunları hangi görevleri yaparken ve ne ölçüde kullanmaktasınız? Belirtiniz

3)     

4)      a)  Planlama ……………………………………………………………..

5)      b) Algılama  ……………………………………………………………..

6)      c) Karar verme ……………………………………………………………..

3)      Yaptığınız işi kolaylaştırmak için sizin geliştirdiğiniz fikirler, teknikler metotlar vb var mıdır? Varsa nelerdir açıklayınız

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

      ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

       ……………………………………………   …………………………………..           ……………………………………………  

ÇALIŞMA KOŞULLARI

1)      Çalışma ortamınızın özellikleri ile ilgili olarak aşağıda sıralanan koşulları  inceleyiniz bu koşullardan hangileri bu iş için beklenen düzeyde sağlanmaktadır işaretleyiniz. Beklenenin dışında kalan belirtilen kalemleri açıklayınız belirtilmeyenleri en alta ekleyip açıklayınız

KOŞULLAR                                                                                                     BEKLENEN DÜZEYDEDİR

a)      Aydınlatma                                                                                                                    

…………………………………………………………………………………………..

b)    Havalandırma                                                                                                                 

…………………………………………………………………………………………..

c)     Gürültü                                                                                                                           

…………………………………………………………………………………………..

d)     Temizlik                                                                                                                         

…………………………………………………………………………………………..

e)      Nem                                                                                                                               

…………………………………………………………………………………………..

f)      Kullandığınız araçların mobilyaların uygunluğu ve ergonomik oluşu                            

…………………………………………………………………………………………..

Diğer (belirtiniz) …………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

2)      İşinizi yaparken gereksinim duyduğunuz tüm  ekipmana sahip misiniz? Hehangi eksik araç, gereç, malzeme vs varsa açıklayınız.

…………………………………………………………………………………………..

3)                 İşinizi yaparken karşılaşabileceğiniz tehlikeler var mıdır? Potansiyel  iş kazaları, meslek hastalıkları vb riskler bulunuyorsa açıklayınız.

…………………………………………………………………………………………..

İşiniz ile  ilgili olarak eklemek istediğiniz varsa ekleyiniz Teşekkürler

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

 

UYGULAMA ÖRNEĞİ

Bu  bölümünde yer alan örnek işletme sağlık sektöründen seçilmiştir.  Bir  hastanede görev alan idari birimlerin çalışanlarına yönelik iş analizi süreçleri tüm aşamaları ile irdelenmiş ve örnek nihai sonuçlar tablolarla gösterilmiştir. Uygulama bölümünde kullanılan örneklerin hiçbir tüzel kurum ve kişi ile alakası yoktur sadece uygulama örneği teşkil eder.

 PLANLAMA SAFHASI

Amaç :

“ Hastanenin ana iş kolu olan sağlık alanındaki tıbbi personelin sadece ve sadece tıp alanında faaliyet göstermesi idari görevler üstlenmiş sağlık çalışanı yöneticilerin bu görevi idari alanda faaliyet gösterecek profesyonellere devretmesi gerekmektedir.  Maliyet analizleri ile bazı işlerin dış kaynak kullanımına gidilerek yaptırılması ve kaliteden ödün verilmeden maliyetlerin en aza indirilmesidir.”

VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ 

Bu analizde masa  başı iş yapan beyaz yakalı çalışanlara yönelik anket formları dağıtılmış ve kendilerinden bu formu doldubirebir denetlemekle sorumlu olan gözetimcisinin yanında çalışanın daha objektif olması sağlanmış ve aynı samanda işin niteiğinin masaya yatırılması kolaylaşırılmıştır. Anket formunda açıklığa kavuşmamış herhangi bir nokta varsa açıklığa kavuşturulmuştur.
rmaları istenmiştir Burada amaç  formu dolduran çalışanı kendi haline bırakmak kendisine form doldurlurken özgür ve rahat bıraklmak olmuştur. Daha sonra formda verilen bilgilerin üstünden  mülakat yöntemi ile  formu dolduran çalışan, gözetimcisi ve iş analizcisi ile tekrar geçilmiştir. Burada amaç işin nasıl yapıldığını  birebir denetlemekle sorumlu olan gözetimcisinin yanında çalışanın daha objektif olması sağlanmış ve aynı samanda işin niteiğinin masaya yatırılması kolaylaşırılmıştır. Anket formunda açıklığa kavuşmamış herhangi bir nokta varsa açıklığa kavuşturulmuştur.

Gözlem yönteminin de uygulandığı alanlar daha ziyade teknik işlerle uğraşan yaptığı işte düşünsel çabanın kullanılmadığı daha ziyade fizik gücü ile iş yapan personelde uygulanmıştır.

Uygulama örneğimizde maksadımız öncelikli tıbbi personelin sadece tıp ile ilgili işlerle uğraşması ve bir vakıfa bağlı olan hastanemizde çok uzun vadede hastanenin tıp fakültesine faaliyetlerde bulunmaları Yönetim kurulunca benimsenmiş idi. Bu maksatla iş analizi kapsamına hastanede ana iş koluna destek ünitesi olan idari ve teknik departmanların çalışanları dahil edilmiştir. 

Bu sayfaya kadar değinmiş olduğumuz konuların kısaca  check listini oluşturalım

1. AMAÇ	Üst Yöetim İş Anaizi neticesinde ulaşmayı planladığı amçları belirlemiştir	√
2. KAPSAM	İş Analizi Uygulaması hastanede yer alan idari görevdeki çalışanları kapsamaktadır	√
3. EKİP	İş analizinden sorumlu ekip İK Biriminden 2 kişi ve dışarıdan 2 danışman tarafından yürütülecektir	√
4. ÖN BİLGİ EDİNME	Ekip ilk etapta birim yöneticilerini teker teker ziyaret etniş ve birimlerin  yapısı ve işleyişi hakkında bilgi alınmıştır, literatür taraması yapılmıştır.	√
5.VERİ TOPLAMA METODU	Veri toplama yöntemi olarak  duruma göre: Anket, Mülakat, Gözlem metodları Karma olarak kullanılmasıkararlaştırılmıştır	√