İK departmanı olarak yapılanmaya başlamış ve yönerge ve yönetmeliklerinizi hazırlamak üzere yola çıktıysanız ve bu alanda profesyonel bir destek almadan bu işe soyunduysanız işte size bir kaç ipucu:
Kavramları ve iş akışlarını yazılı hale getirmek ''sözün uçtuğu, yazının ise kaldığı'' bir dünyada ilk adım olarak güzeldir, ancak yazıya döktüklerinizin güncel belge olarak yaşatılmaları gerekir. Buna hazır mısınız?
Kavram olarak yönerge, yönetmeliklerin ne anlama geldiği ile başlayalım:
- Yönergeler kurum içerisinde uygulanan yöntem ve süreçlere yönelik ve bunlarla alakalı ilke ve kuralları tanımlarlar.
- Yönetmelikler ise dış dünyanın da kurumla ilgili bilmesi gereken uygulamaların ilke ve kurallarını tanımlarlar.
- Prosedürler ise bu yukarıdakileri detaylanması yani çıktıları, uygulayıcıları, uygulama adımlarını vs anlatırlar.
Bu yukarıdaki 3 dökümanlarda da sahip olması gereken ortak bilgiler aşağıdakilerden oluşturulabilir.
- Dökümanın (Yönerge, yönetmelik, prosedür) Adı: Konusuyla alakalı kısa özlü bir isimi olmalıdır.
- Dökümanın numarası: bu numara kitaplardaki malum ISBN numarası gibi adeta bir referans kodudur ve kodlamaların nasıl yapılacağı diğer birimlerin yönerge yönetmeliklerden hangi tanımlamalarla ayrıştırılacağı önceden belirlenmelidir.
- Dökümanın Sahibi Birim: Dökümanda anlatılan süreçlerin sahibi /uygulayıcısının hangi birim ve hangi müdür olduğunu gösterir.
- Dağıtım: Kullanım veya bilgi edinme amaçlı bu dökümana erişecek diğer birimleri gösterir.
- Onaylayan: Dökümanı onaylayacak olan üst makamı tanımlar. (Yönetim Kurulu, Mütevelli Heyeti, Başkanlık Divanı vb...)
- Yürürlük Tarihi: Onaydan sonra dökümanın ilk kez yayınlandığı yani geçerlilik kazandığı tarihtir.
- Güncelleme Tarihi: Önceden yürürlükte olan bir dokümanın gözden geçirilip gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra onaylanarak, tekrar yayınlandığı en son tarihtir.
Çalışanların özellikle parasal yardım içeren yönergelerde açık kapı bulup en fazla nasıl nemalanırımı sorgulayıp İK'ya ulaştıkları kalemdir. -Efenim Mehmet Bey 5000TL yardım almış bana niye 3500TL verildi vs gibi sorgu sual içeren serzenişlerde acar İK'cının Bakayım o hangi zaman diliminde bunu almış sen ne zaman almışsın diye durması gereken olay anıdır. :)
Yönergelerin sahibi genel olarak İK birimi olarak görünebilir ama yönetmelikler ve prosedürler mutlaka o işi gören uzman veya memura atanmalıdır ki değişikliklerin farkına hemen varılıp güncelleme yapılsın.
Çok ayrıntıya girmek istemiyorum ancak yönerge ve yönetmelik hazırlamak ilk kez bu işi yapacak kişi için yazarken içinde kaybolacağı bir hale de gelebilir.Eğer ilk kez yukarıda bahsettiğimiz dökümanları yaratacaksanız;
önerim ilk olarak klasik usulle Türk kahvesi yapma veya çay yapma gibi gündelik hayattan bir süreci yazmaya başlayarak ilk deneyiminizi edinin :)
